Cash- en liquiditeitsmanagement staan meer dan ooit in de belangstelling. Balans- en resultatenrekening zijn goede instrumenten maar een goed gemodelleerde cash flow forecast is eigenlijk onmisbaar. Toch ontberen de meeste ondernemingen een dergelijk overzicht, omdat de cash flow forecast niet automatisch uit het ERP systeem tevoorschijn komt. Indien er wel een cash flow prognose aanwezig is, dan wordt deze veelal in Excel gemaakt. In dit artikel wil ik een aantal best practices behandelen die u kunt gebruiken bij het maken van een effectieve liquiditeitsprognose.
- Betrek alle relevante afdelingen van het bedrijf voor het verkrijgen van schattingen van toekomstige cijfers. Zodoende wordt een volledig overzicht verkregen over mogelijke uitkomsten en kunnen ze worden gerangschikt in volgorde van belangrijkheid. De controller/administrateur dient de cijfers wel op relevantie en aanvaardbaarheid te toetsen.
- De doelstelling van het bedrijf bepaalt de volgordelijkheid van uitgaven. Vaste periodieke uitgaven (salarissen, verzekeringen e.d.) dienen voorrang te verkrijgen boven eenmalige (discretionary) uitgaven.
- U dient een historische database bij te houden van uitgaven en ontvangsten, zodat deze gebruikt kan worden voor het ontwikkelen van betrouwbare cijfers in het geval van periodiciteit. Hierbij kan de 80/20 regel worden toegepast om tijd te sparen bij het schatten van cijfers.
- Aan de hand van historische cijfers kunt u tabellen met termijnen opzetten voor zowel betalingen, ontvangsten en voorraad.
- Zorg ervoor dat u een goed inzicht heeft in de business en de variabelen die van invloed zijn op de cashflow forecast.
- Voor de uitgavenkant dient u inzicht te hebben in de volgende hoofrubrieken: voorraadaankopen, periodieke uitgaven en overige uitgaven.
- U dient de schattingen maandelijks bij te stellen en te vergelijken met de realiteit. Bij grote afwijkingen in uitgaven en ontvangsten dient er wekelijks te worden gemonitord.
- Prognoses dienen conservatief te worden opgesteld, zodat u zich niet te rijk rekent.
